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Freelances :  13 outils gratuits qui vous facilitent la vie

Freelance, découvrez la liste des outils à connaître pour vous accompagner au quotidien, à tous les stades de votre vie d'indépendant

 

Estimer le temps à passer sur un projet, la base d'un freelance qui réussit 

Si le freelance vend son expertise, c'est-à-dire sa matière grise, il facture son client sur une base du temps passé (à l'heure, la journée ou la réussite de la mission selon le cahier des charges établi préalablement).

Par définition, la relation commerciale qu'il matérialise avec ses clients se traduit par un rapport constant au temps.

Et si le freelance possède une certaine liberté dans la gestion de son activité, sa réussite est avant tout basée sur sa capacité à gérer ce (précieux) temps correctement.

 

Le risque ?

Des missions peu rentables, un épuisement profond, une insatisfaction permanente.

Bref, bienvenue dans la spirale infernale de la course au temps. Nous avons d'ailleurs consacré tout un article sur le freelance et son rapport au temps, disponible ici.

Vous l'aurez compris, le temps à consacrer à l'élaboration de son devis ou la négociation de son tarif journalier moyen ne doit pas être sous-estimé !

Plus vous visez juste, mieux vous gagnez votre vie ! 

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Gagner du temps dans cette course au temps

 

outils-gestion-freelance (1)

   La liberté de l'entrepreneur ne peut véritablement s'acquérir qu'avec rigueur et organisation.

Car, le freelance, en plus de réaliser l'expertise pour laquelle il est appelé, doit s'occuper des tâches inhérentes à la vie d'un entrepreneur.

Il doit en effet, tenir sa comptabilité à jour, envoyer des proposition de contrats et les faire signer (sauf s'il sous-traite ces parties à un expert ou une société de portage salariale qui lui permettra de s'en détacher complètement et à moindre coûts),  faire du networking, se former.

Ces tâches sont terriblement chronophages. 

Dans sa bible "la semaine de 4h", Tim Ferriss aborde la notion de rapport au temps comme primordiale.

Selon lui, le temps est la richesse la plus précieuse. De ce fait, il conseille de déléguer le plus possible des tâches qui sortent de nos champs de compétences.

On gagne donc du temps (c'est évident) mais on gagne aussi à éviter des erreurs qui, dans certains cas peuvent coûter cher (notamment sur le plan administratif et comptable).

 

Ce rapport au temps étant particulièrement précieux et insidieux, il est indispensable :

- de le gérer correctement 

- de l'optimiser et automatiser ce qui peut l'être

- de capitaliser sa productivité sur des tâches chronoghages

 

 

Nous vous avons ainsi compilé une liste de tous les outils que les freelances doivent avoir dans leur trousse d'école ;-) 

 

Outils de productivité spécial freelances

 

Calendly

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Calendly permet de programmer des rendez-vous et des réunions simplement en évitant les Aller-retour mails pour trouver un créneau commun libre.

Vous envoyez à votre interlocuteur l'accès à votre agenda Calendly et il n'a plus qu'à choisir ce qui lui convient le mieux.

Calendly se synchronisent avec la majorité des agendas en ligne : gmail, outlook, icloud, office 365.

 

 

Lastpass

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Vous perdez un temps fou à retrouver vos mots de passe et réinitialiser vos comptes ?

Utiliser un gestionnaire de mot de passe comme Last Pass ou Dashlane est un must pour le freelance, qui multiplient les plateformes et la création de multiples comptes. Essayer, c'est l'adopter !

 

 

Trello

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Trello est un outil collaboratif qui facilite le travail en équipe !

Il vous sera également très utile pour gérer vos to do list au travail, comme à la maison !


Avec Trello, vous pouvez :

- organiser toutes vos tâches sous forme de checklists de choses à faire 

- créer des tableaux par projet, client ou macro-tâches (un product owner pourra s'en servir pour le détail de son backlog et l'avancer du développement des fonctionnalités en cours)

- attribuer des tâches et des deadlines à vos collègues et à vous-même

- commenter des éléments avec vos amis

- connecter votre trello avec d'autres application comme Google drive, slack ou dropbox

- travailler hors connexion

 

 

Nimbus

Nimbus est une extension google chrome qui vous permet de capturer les pages que vous souhaitez et ainsi les enregistrer au format PDF. Vraiment très pratique ! 

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IFTTT / Zapier

Outils productivité freelance - IFTTT téléchargement

IFTTT (if this, then that) ou son alternative Zapier sont des outils faciles et gratuits qui permettent de connecter vos applications web entre elles, sans faire appel à un développeur. 

Capture d’écran 2019-06-17 à 16.36.00Leur intérêt est de pouvoir automatiser des tâches manuelles et chronophages.

Pourquoi donc perdre du temps chaque jour, ou chaque semaine à réaliser des choses que vous pourriez prendre la peine d'automatiser ? Vous gagneriez un temps précieux !

Notre règle chez Portup ? Si nous avons des actions que nous répétons plus de 3 fois par semaine, nous cherchons à les automatiser. Vous pouvez à peu près le faire pour la majorité des applications web, alors pourquoi s'en priver ?

Essayer, c'est l'adopter, vous verrez !

 

 

Webactivity time tracker

Capture d’écran 2019-06-15 à 11.21.15

Le plugin chrome webactivity time tracker vous permet de mesurer vos habitudes sur internet !

Il vous répertorie de manière visuelle le temps passé sur chaque application.

C'est par exemple un moyen idéal pour voir si vous avez été rentable ou non sur un projet, ou si au contraire, il vaut mieux que vous revoyiez votre temps autrement !

 

 

 

Outils de comptabilité 

 

Henrri

Résultat de recherche d'images pour "logo henrri"

Selon nous, Henrri, est le logiciel de facturation le plus simple et le plus intuitif ! L'avantage est qu'il permet également de gérer la TVA.

Ainsi, il fonctionne quel que soit votre statut : en auto-entreprise ou en entreprise individuelle; pas besoin de changer lorsque vous franchissez le plafond des 33200 K€.

Et si la compta, ça vous barbe, pourquoi ne songeriez-vous pas à une solution de portage salarial comme Port-up ? On s'occupe de votre administratif (de la rédaction de vos contrats commerciaux et de travail, avenants...) jusqu'à votre comptabilité (facturation, recouvrement, paiements des cotisations, impôts, mutuelle, prévoyance, assurances...).

Ainsi, vous restez concentré sur votre mission ou celles à venir !   Négocier le montant de votre facturation et réaliser votre mission sont vos seules préoccupations !

 

 

Outils de curation de contenus 

 

Pearltrees

pearltress-outil-curation-contenu-freelance-copywriterAvec Pearltrees, vous parcourez le web et enregistrez tout ce qui vous semble intéressant : fichiers, documents, photos, vidéos, notes et plus encore.

C'est essentiel pour la veille et le développement de votre créativité. Et puis, ça évite de disperser l'information sur plusieurs plateformes et discussions.

Vous centraliser ici tous vos contenus et le partager avec vos collègues freelances et /ou clients si vous le souhaitez !

 

 

Evernote

 

evernote-outil-collaborativ-gestion-productivité-freelance

Evernote est un logiciel qui permet d’enregistrer des informations, sous forme de carnets de notes, images, vidéos, ou pages web. 

Chez Port-up.fr, on s'en sert essentiellement pour capturer des pages web et enregistrer nos comptes-rendus, alimenter notre carnet à idées (segmenté par projet).

 

 

Feedly

feedly-outil-veille-media-contenu

Pour faire de la veille sur votre secteur d'activité, Feedly est très utile !

 

Vous n'avez qu'à choisir les thématiques et médias que vous souhaitez suivre et recevez ensuite une sélection des articles qui vous correspondent le mieux ! 

 

 

 

 

Zoom sur 4 outils dédiés à la production de contenus 

Vous adoptez une stratégie de contenu pour faire connaître vos talents de freelance ?

C'est un bon point !

Voici 4 outils qui vont vous aider depuis la gestion de vos articles jusqu'à la publication de ceux-ci !

 

Trello

trello-gérer-production-contenu-freelances

 

 

 

 

Nous en parlions plus haut comme une référence pour gérer l'état d'avancement de vos tâches : trello !

Quant il s'agit de gérer vos projets d'articles, cet outil fonctionne une nouvelle fois très bien !

C'est d'ailleurs bien pour ça que nous nous en servons aussi chez Portup ;-)

L'outil propose l'accès à des modèles comme celui-ci.

 

Wordcount

wordcount-outil-freelance-gestion-contenu-productivitéVous avez écrit un article de blog et souhaitez comptabiliser le nombre de mots ?

C'est vrai que c'est utile pour votre référencement naturel car plus votre article sera long, plus vous avez de chances de ressortir dans les premiers résultats de recherches Google ;-) .

Wordcount est un plugin chrome à télécharger qui permet de copier coller votre texte et connaître le nombre de mots écrits en instantané !

 

Canva / Crello

logo crelloVotre article est prêt et souhaitez désormais l'alimenter avec un joli visuel ? Ou bien le relayer sur les réseaux sociaux ?
 
Canva ou Crello sont deux outils qui vous permettent de créer des visuels très attractifs en un rien de temps !
 
Qui plus est, vous pouvez choisir le format de votre choix aux dimensions optimales pour une publication sur les réseaux sociaux !
 
Les publications animées que propose Crello (à la différence de Canva) sont un vrai coup de coeur ;-)
 
 
 
hootsuite-outil-gestion-vie-freelance
Dernière étape : vous souhaitez maintenant publier vos articles sur vos réseaux sociaux ?
 
Et pouvoir programmer vos posts facilement (avant de partir en vacances ?)
 
 
Alors que vous ne pouvez pas programmer vos posts à l'avance sur tous vos réseaux sociaux, Hootsuite vous permet de le faire (et c'est bien pratique) !
 
Il vous suffit ainsi d'écrire votre message, choisir le réseau social  sur lequel envoyer ce dernier puis programmer votre post ! En plus, c'est gratuit jusqu'à 3 comptes.